ВЕСТИ С ФРОНТА
Scrumban разрулит: новое обновление для техподдержки
Если где-то в коммуникациях с клиентами есть слабые места — мы их устраняем. С этой целью появился Helpdesk и новое обновление для Доски задач.
Процесс получения задач по техподдерке сайтов у нас не был регламентирован и проходил когда как.
На небольших проектах заказчик оставлял задачи в специальной табличке в Google Docs — дневнике проекта. Если проект большой, а задач много, он мог фиксировать их в каком-нибудь таск-менеджере типа Trello. Или присылал задачи по почте и скайп, откуда менеджер проекта всё равно аккуратно разворачивал его и отправлял в файлик или Trello.
Потом менеджеру нужно было собрать полученные задачи, уточнить их, расставить в календари исполнителям и поместить на доску задач в Scrumban.
Это работало, но не всегда идеально — периодически какие-то задачи терялись. И всегда на их разбор, калькуляцию и выставление счетов уходила уйма времени.
Поэтому мы сделали серьёзное обновление для Scrumban и открыли его для заказчика — чтобы он сразу добавлял задачу на Доску. В связи с этим появилось много полезных фич. Готовьте попкорн — будем с ними знакомиться.
На небольших проектах заказчик оставлял задачи в специальной табличке в Google Docs — дневнике проекта. Если проект большой, а задач много, он мог фиксировать их в каком-нибудь таск-менеджере типа Trello. Или присылал задачи по почте и скайп, откуда менеджер проекта всё равно аккуратно разворачивал его и отправлял в файлик или Trello.
Потом менеджеру нужно было собрать полученные задачи, уточнить их, расставить в календари исполнителям и поместить на доску задач в Scrumban.
Это работало, но не всегда идеально — периодически какие-то задачи терялись. И всегда на их разбор, калькуляцию и выставление счетов уходила уйма времени.
Поэтому мы сделали серьёзное обновление для Scrumban и открыли его для заказчика — чтобы он сразу добавлял задачу на Доску. В связи с этим появилось много полезных фич. Готовьте попкорн — будем с ними знакомиться.
Что нового?
1. Визуальные изменения
Так как процесс работ по технической поддержке отличается от спринтов, под которые заточен Scrumban, внешний вид доски задач для ТП (вот только давайте без шуточек) немного изменился.
Добавились дополнительные колонки, а в шапке появилась информация по проекту — бюджет, отчёты и кнопка для импорта этой информации в Excel.
Так как процесс работ по технической поддержке отличается от спринтов, под которые заточен Scrumban, внешний вид доски задач для ТП (вот только давайте без шуточек) немного изменился.
Добавились дополнительные колонки, а в шапке появилась информация по проекту — бюджет, отчёты и кнопка для импорта этой информации в Excel.
В красных прямоугольниках — новые колонки
Scrumban теперь делит пользователей на три группы: клиенты, разработчики и менеджеры.
Например, программисту неинтересно, сколько платит заказчик и как сформировать об этом отчёт. Поэтому он не увидит раздел с этой информацией — доска для каждой группы выглядит по-разному, без путающих кнопок.
Например, программисту неинтересно, сколько платит заказчик и как сформировать об этом отчёт. Поэтому он не увидит раздел с этой информацией — доска для каждой группы выглядит по-разному, без путающих кнопок.
2. Время на задачу.
Задачу, которую добавил клиент, оценивает менеджер проекта — указывает бюджет и время, точное или промежутком.
Задачу, которую добавил клиент, оценивает менеджер проекта — указывает бюджет и время, точное или промежутком.
Во времени для заказчика обычно учитываются работа программиста, тестирование, менеджмент, подготовка документов и прочая бюрократия. Поэтому оно может не совпадать со сроками, которые менеджер указал для разработчика. Но об этом знает только менеджер. Заказчик и программист могут видеть только своё время: чтобы первые не возмущались, почему сроки превышены, когда на самом деле — нет, а вторые не проспали дедлайн.
Как видит менеджер план для разработчика (1) и для заказчика (2)
3. Бюджет.
Бюджет также редактирует менеджер проекта — ему с обновлением вообще много власти привалило. Если поступила оплата от клиента — эти данные он вносит в шапке доски задач, просто нажав на «+».
Бюджет также редактирует менеджер проекта — ему с обновлением вообще много власти привалило. Если поступила оплата от клиента — эти данные он вносит в шапке доски задач, просто нажав на «+».
Задачи для техподдержки бывают трёх видов:
- с низким приоритетом — планы развития или задачи, которые ждут, пока наберётся спринт;
- стандартные, которые выполняются в темпе классического спринта;
- срочные — те, которые нужно было сделать ещё вчера.
В зависимости от срочности может различаться цена работ — поэтому у менеджера есть возможность установить разную стоимость часа для срочных задач и остальных. Это можно сделать как в общих настройках доски, так и отдельно в каждой задаче.
Обновление Scrumban допускает, что люди ошибаются. Так что если клиент нашёл баг, менеджер делает соответствующую пометку. Устранение багов не оплачивается, не учитывается в балансе и не считается в отчетах и актах.
К слову, о них.
4. Отчёты и акты.
Появилось спасение менеджеров, которые раньше долго и ручками формировали отчёты — теперь их может делать Scrumban. Для этого есть специальная кнопка в шапке доски задач. Её видят только менеджер и заказчик. При переходе по кнопке по умолчанию показаны данные за последние 14 дней, но задать можно любой период.
В отчете выводится общая статистика по задачам за выбранный период, а баланс — общий за всё время.
Обновление Scrumban допускает, что люди ошибаются. Так что если клиент нашёл баг, менеджер делает соответствующую пометку. Устранение багов не оплачивается, не учитывается в балансе и не считается в отчетах и актах.
К слову, о них.
4. Отчёты и акты.
Появилось спасение менеджеров, которые раньше долго и ручками формировали отчёты — теперь их может делать Scrumban. Для этого есть специальная кнопка в шапке доски задач. Её видят только менеджер и заказчик. При переходе по кнопке по умолчанию показаны данные за последние 14 дней, но задать можно любой период.
В отчете выводится общая статистика по задачам за выбранный период, а баланс — общий за всё время.
Баланс — это разница между бюджетом заказчика и затратами по задачам на текущий день
В отчёте два листа. На первом — информация по спринтам и итоговая сумма по каждой колонке. На втором листе задачи сгруппированы по статусам: новые, приняты в работу, завершены. Отчёт, который сформировал Scrumban, можно выгрузить в Excel.
У менеджера немного больше возможностей — кроме отчета, он может ещё и акт сформировать (соответствующая кнопка прилагается). Туда попадают все задачи, которые не лежат в архиве, даже завершённые и баги. В конце таблицы — итоговая сумма по всем задачам.
Акт тоже экспортируется в Excel.
Акт тоже экспортируется в Excel.
Буков много, понятного мало, но на практике всё просто. Работа техподдержки стала наглядной и прозрачной для заказчика и комфортной для менеджера.