Комментарии
В современном мире менеджеры по долгу службы ведут несколько проектов одновременно, что приводит к нехватке времени на то, чтобы уделить должное внимание каждому из них. Зачастую в ходе работы над проектом появляются трудности, которые сложно предвидеть на начальных этапах.
Залог успеха — проактивное управление
В современном мире менеджеры по долгу службы ведут несколько проектов одновременно, что приводит к нехватке времени на то, чтобы уделить должное внимание каждому из них. Зачастую в ходе работы над проектом появляются трудности, которые сложно предвидеть на начальных этапах.
Сибирикс
Сибирикс

Перевод статьи «Proactive Management capacity»

Вместо предисловия

В современном мире менеджеры по долгу службы ведут несколько проектов одновременно, что приводит к нехватке времени на то, чтобы уделить должное внимание каждому из них. Зачастую в ходе работы над проектом появляются трудности, которые сложно предвидеть на начальных этапах. Держим в уме, что проектов у нас много, и проблемы могут возникнуть на любом из них или на всех сразу. Проактивное управление - именно тот инструмент, способный свести к минимуму процент неблагоприятных ситуаций в ходе работы над всеми проектами и, более того, обеспечить их успех.

Проблема

Управление проектом - сложный процесс, включающий в себя планирование работы персонала, бюджета, необходимых ресурсов и т.д. Как показывает статистика, окончательный результат отличается от первоначально запланированного примерно на 60%. Именно поэтому, как только принят план и произведен запуск работы над проектом, менеджер должен постоянно его модернизировать, чтобы исключить возможные негативные воздействия на работу в целом.

Определение из словаря: проактивность - это заранее предпринимаемые действия, направленные на уменьшение риска возникновения трудностей в будущем.

Пример

Я езжу на работу, согласно определенному плану и расписанию. Я выхожу из дома, завожу машину, выбираю маршрут, еду и через 40 минут приступаю к работе. Если бы я применил один из принципов управления (а их всего два: проактивный и реактивный), то ход событий был бы следующим:

1. Согласно проактивному управлению, мне следует посмотреть прогноз погоды и узнать степень загруженности дорог до выхода из дома (ведь никому не хочется застрять в пробке с утра пораньше). Более того, некоторые улицы могут быть перекрыты (скажем, в связи с каким-нибудь праздником/ шествием/ митингом), а то и вовсе ремонтироваться, что мне тоже нужно учесть при планировании маршрута «дом-работа-дом». Если я узнаю о возможных трудностях заранее, я смогу скорректировать свое время и избежать неблагоприятных ситуаций.

2. Согласно реактивному управлению, мой первоначальный план должен отработать от и до. Даже если я сверну на улицу, на которой идет ремонт, я буду вынужден ждать, потому что к тому времени я уже проеду все возможные пути объезда. Значит, моя цель - быть на работе через 40 минут - не будет достигнута.

Преимущества проактивного управления

Как вы понимаете, применение реактивного управления в рамках ведения проектов не то что нежелательно, а даже вредно и пагубно, поскольку к тому времени, как менеджер осознает наличие проблемы, она уже будет иметь определенное негативное влияние на весь проект и с трудом поддаваться искоренению.

Вот несколько преимуществ проактивного управления:

  • возможность расставить приоритеты в рамках работы над проектом и выполнять наиболее важные задачи в первую очередь; возможность учесть необходимые ресурсы для проведения будущих мероприятий: зачастую требуется участие людей со стороны, а их ведь и найти надо, и подготовить;
  • возможность изменять план после запуска работ, в том числе добавлять новые задачи, о появлении которых трудно предположить на первоначальном этапе;
  • возможность получить дополнительное время для анализа текущей работы и сосредоточиться на ее качестве. Приверженцы реактивного управления, напротив, торопятся исправить возникшие проблемы как можно быстрее (можно сказать, наложить жгут, а не применить реальное решение). Планирование работы надлежащим образом позволяет оперативно и качественно решить проблемы ещё на этапе их зарождения;
  • менеджер может больше времени уделять налаживанию благоприятных взаимоотношений между членами команды.

Взаимосвязь между проактивностью и успехом

Существует определенная связь между объемом работы, менеджером и его навыками проактивного управления. Как только у менеджера увеличивается количество одновременных проектов, его способность к эффективному управлению резко снижается (следовательно, сокращаются преимущества, описанные выше).

Взаимосвязь между нагрузкой менеджера и его навыками в проактивном управлении:

Чем больше работы у менеджера, тем он менее проактивен.

Однако некоторые менеджеры могут успешно справляться со своей работой даже при наличии некоторых проблем, т.е. проактивные качества оказываются сильнее негативных влияний. Из диаграммы ниже видно, что проактивное управление возникает на пересечении занятости менеджера и его способностью быть проактивным.

Безусловно, менеджеры обладают разным уровнем проактивности, что может привести к разным результатам даже при их одинаковой занятости.

Составляющие проактивности

В первую очередь, это, конечно, навыки менеджера: тайм-менеджмент, владение методами организации, способность предвидеть ход событий и т.д. Более того, если он является экспертом в области, в рамках которой идёт работа над проектом, ему не нужно будет тратить время на консультации специалистов и поиск информации, а сразу принимать решения.

Далее - состав команды. Он наиболее важен, если идет работа над крупным проектом, и участников во всём этом действе достаточно много. Здесь важно, насколько они могут быть лояльны к внесению изменений в ход работы.

Развитие проактивности

Проактивность можно и нужно развивать. Есть много неплохих книжек и семинаров по управлению временем, определению приоритетов и методам эффективной организации работы в целом. Вот, например, чтиво по теме:

Всем менеджерам рекомендовано к взятию на заметку, дабы быть в курсе трендов.

На рисунке ниже видно, как развитие проактивности позволяет добиться более высоких результатов при сохранении загруженности менеджера.

Главная мысль

Проактивное управление повышает вероятность успеха вашей работы. Существует прямая зависимость между загруженностью менеджера, его способностью эффективно управлять ими и их конечным успехом. Менеджер обязан контролировать все аспекты проектов, чтобы снизить риск возникновения кризисных ситуаций и вовремя взять ситуацию под контроль.