Комментарии
В номере: личная эффективность — как закрыть все задачи, и к каким трудностям готовиться, если вас повысили
Ланч-тайм 209: краткий
перевод свежих статей о digital
В номере: личная эффективность — как закрыть все задачи, и к каким трудностям готовиться, если вас повысили
№750
Как завершить большую часть дел из вашего бесконечного to-do листа?
Когда накопилось много дел, еще и несвязанных между собой: разобрать гардероб, сходить к зубному, спланировать задачи на работе, в груди все начинает сжиматься, нарастает паника. А если вы еще и перфекционист…

Но нет, бывают же дни, когда все сходится, и дела к вечеру выполнены — значит, и тут можно разобраться.

Но для начала проверьте, а не ставите ли вы себе сами палки в колеса, например, ставя задачу «закрыть проект сегодня», при этом не имея представления о том, как именно это сделать.

Итак, если все в порядке, предлагаем систему управления, которая одновременно справится и с объемом задач, и с волнением, которое список этих задач вызывает :)


Шаг первый: Примите тот факт, что сегодня вы не дойдете до всех дел из списка

Знаем, знаем, ваш мозг уже бушует «ведь это неправильно!», но если перед тем, как начать вы не позволите себе сделать не все — то день пройдет за обузданием собственных мыслей, а дело с места не сдвинется.

Этот простой навык поможет сделать любую систему эффективнее.

Все грешат постановкой невыполнимых задач— просто берите и делайте, пусть и не все сразу.

Механика простая: вы занижаете требования к себе, начинаете ставить себе выполнимые задачи, выполняете их, радуетесь и, наконец, разбиваете порочный круг перфекционизма.

Попробуйте хотя бы раз, и результат скажет сам за себя (все же помнят про журавля в небе и синицу в руке?).


Шаг второй: Запишите отдельно каждый шаг, который нужно выполнить

Уже настроились на нужный лад? Пора погружаться в систему: четкие формулировки маленьких шагов значительно продвинут вас по пути к результату. Разберем на примерах:

1. сверить с расписанием, в какой день есть время на врача;
2. позвонить, условиться по дате приема;
3. добавить напоминание в календарь (лучше два: за день и за пару часов);
4. в день Х дойти до врача :)

Такие шаги и становятся списком задач.


Шаг третий: расставьте приоритеты

Когда задача распадается на шаги, становится ясно, что именно нужно сделать. И что не все из списка можно успеть сделать сегодня — именно поэтому нужно расставить приоритеты.

Главное, понять сколько времени у вас есть сегодня, и выбрать то, что реально получится сделать за это время. Не все — только самое важное.

Начните с «непоколебимого», например: «скайп-колл с 13 до 14», «забрать детей с 17 до 17:30». После посчитайте, сколько времени остается, и выделите то, что близится к дедлайну, и что для вас важнее всего сделать сегодня за имеющийся отрезок свободного времени. И на всякий случай: вдох-выдох — да, не все дела из списка вы сделаете сегодня, все в порядке :)


Шаг четвертый: составьте расписание на день

Расписание — еще один камень преткновения для перегруженного ума. Никто не хочет, завершив одно дело, возвращаться к огромному списку и решать, а что же делать теперь.

Поэтому, когда определитесь с задачами на день, сразу решайте, когда именно будете их выполнять. И не забывайте про 15-минутные перерывы. Самый большой плюс заключается в том, что вы экономите время между задачами, ведь вы уже решили, что за чем идет — для сомнений и раздумий нет места. Когда втянетесь, можете даже перерывы описывать: 15 минут почитать книжку, 10 минут выйти на улицу, 15 минут на растяжку. И разум спокоен, у него есть план.


Шаг пятый: к бою!

Когда вы решите, что постоянные попытки объять необъятное больше не про вас, то обнаружите, что планирование займет не больше 20 минут.

Реалистичное расписание на день помогает понять, что и когда вы сможете сделать, а что нет. А самое главное — список дел больше не будет давить на вас, а мозг будет сфокусирован. Потому что когда есть успешный результат по 5 выполненным делам, уже не хочется снова винить себя за те 15, что еще висят в списке.
Вывод: Не будьте требовательны к себе — позвольте некоторым делам не выполняться (но знайте меру). Вы сэкономили 3 минуты, и возможно, пару дней терзаний и сокрушений.
#751
Три трудности, c которыми сталкивается каждый CEO
Половина исполнительных директоров утверждают, что им приходится делать не совсем то, чего они ожидали. Разлад между ожиданиями и реальностью может затруднить вхождение в должность даже для закаленных в своей области профессионалов. Итак, несколько моментов, к которым лучше быть готовым, если вы метите в руководителей высшего звена.


Управление энергией

То, что мы ограничены во времени — это данность. Ключ в том, чтобы научиться правильно распределять свою энергию. Сложности, с которыми сталкиваются исполнительные директора, чаще всего вынуждают их терять время и силы. Например: плохо спланированная программа совещаний, неоправданно длинные отчеты и презентации, тенденция по каждому чиху идти к начальству.

Но даже нудное совещание с советом директоров можно развернуть в свою пользу. Да, вопрос за вопросом, споры, толки, все это высасывает силы, если только вы не найдете в этом источник вдохновения и инсайтов. Да, будет непросто, но эта игра стоит свеч.

Еще один момент, который поможет не растрачивать ресурс впустую — сильная команда менеджеров. И, пожалуйста, распределяйте нагрузку равномерно, если вам не хватает рук — наймите новых сотрудников.


Налаживание отношений «выше и извне»

Довольно много времени уходит на выстраивание доверительных отношений с акционерами, советом директоров, прессой и соответствующими органами в правительстве.

Можно легко запутаться, кого ставить в приоритет. И все-таки совет директоров, как говорится, ближе к телу. Если у них не будет четкого представления о стратегии компании, общего видения и направления, слаженной работы не выйдет. Выстроенные отношения с инвесторами также сыграют вам на руку. Обратная связь, которая будет поступать от них, поможет выстраивать адекватный имидж компании.


Управление информационным потоком

Довольно непросто управлять «информационной асимметрией»: CEO знает о компании больше, чем совет директоров и акционеры, но о положении дел в областях деловой активности — меньше, чем менеджеры подразделений. Решение — быть информированным, не вдаваясь в микроменеджмент.

Важно разграничить интуитивную, негласную информацию, которой руководствуются менеджеры при принятии ежедневных решений, и более формальные обозначенные факты, на которые может опираться совет директоров. Если научиться переводить неформализованное в формализованное, не придется убеждать совет директоров.

Если вы чувствуете, что тратите больше, чем хотели бы, задайте себе вопросы: «Много ли времени я трачу на повседневное управление?», «Получаю ли я всю нужную информацию из подразделений?», «Достаточно ли времени я уделяю выстраиванию отношений с советом директоров?». Ответы помогут прояснить ситуацию, выявить сложности и наметить план действий.
Вывод: Формализуйте отчеты от подразделений, чтобы не выслушивать длинные доклады на совещаниях, и не становитесь мамкой для сотрудников — часто они могут справиться с проблемой сами. Вы сэкономили 3 минуты.
Всего 6 минут и пара новых козырей по личной эффективности у вас в кармане. Если захотелось копнуть глубже, и разобраться в возможных причинах простоя, в блоге на этой неделе вышла статья про выгорание — настолько острая, что у неё уже 700 комментариев на Хабре :)