Диаграмма Ганта — инструмент планирования и управления задачами, изобретенный инженером Генри Ганттом в 1910 году. Диаграмма состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждой полосе соответствует задача из списка слева. При этом задачи располагаются последовательно: или по приоритетности, или по логике выполнения.

Основная функция диаграммы — упорядочить работу с задачами, а также наглядно сгруппировать их по датам и приоритетам. Такой подход позволяет избежать ситуаций, когда на второстепенную задачу тратится больше времени в ущерб основной или одна из задач теряется в общем потоке.

Диаграмма Ганта — популярный приём при планировании и управлении проектами и имеет свои плюсы:

• наглядность — видны все задачи и сроки выполнения каждой из них;
  
• простота реализации — легко нарисовать от руки или сделать в Гугл-таблицах;
  
• доступность — диаграмма понятна даже восьмикласснику;
  
• структурированность — видна этапность и очередность работ;
  
• гибкость — легко адаптировать под свои потребности.

Но при всех прелестях диаграммы, у неё есть нюансы:

• Чаще всего не отражает всей картины проекта. Стандартная диаграмма Ганта показывает только список задач и время выполнения, не затрагивая количества ресурсов, людей, инструментов. Решить вопрос можно с использованием грамотных шаблонов и продвинутых сервисов.
  
• Если в проект вносятся изменения, скорее всего, диаграмму придётся перестраивать.
  
• Плохо масштабируется для крупных компаний — если пытаться в одной диаграмме отразить сразу все процессы или несколько разноплановых проектов, получится каша.

Диаграмма Ганта — идеальный вариант для краткосрочных и долгосрочных проектов с небольшим количеством исполнителей (до 10 человек). Она хорошо подойдет малому и среднему бизнесу для структурирования своих процессов, а также фрилансерам, у которых часто бывают проблемы с самоорганизацией и временными рамками :) Кроме того, ее удобно использовать для коммерческих предложений, смет и презентаций — заказчик наглядно видит стадии проекта и понимает действительные сроки реализации.

Способы построения зависят от ваших задач: кому-то подойдет обычная табличка в Гугл-таблицах, кому-то — шаблон с учетом специфики деятельности, а кому-то потребуется специальный сервис. Обо всём по порядку.

Способ действительно простой — можно справиться за 3 минуты. Выставьте нужные этапы в строках, а в столбцы занесите временные промежутки (дни, недели, месяцы) — после просто закрашивайте нужные ячейки.

Подойдёт для систематизации небольших проектов, планирования личного рабочего времени или приоритезации собственных задач. Если сделать всё аккуратно, диаграмма пригодится и для распределения задач во времени для команды из 5−10 человек.

Метод быстрый, простой и доступный каждому. На построение диаграммы уйдёт не более получаса (и то, если вы будете маниакально подбирать цвета для закрашивания ячеек), а менять ее под свои потребности вы можете хоть каждый день.

Из минусов — ограниченный функционал. Изначально диаграмма Ганта учитывает только два параметра — время и количество задач, поэтому дополнительные факторы необходимо прописывать или отмечать отдельно. Если их больше пяти — можно запутаться. В этом случае потребуется более сложный механизм с преднастроенными связями между ячейками. И такой у нас есть:)

Чтобы сделать работу над проектом максимально прозрачной и удобной для менеджера и одновременно для заказчика, мы разработали универсальный шаблон на базе среднестатистического проекта (ссылка на pdf-версию).

Он состоит из двух вкладок: «Смета» и «Детализация». Детализация показывает этапы разработки проекта и средние значения, на основе которых и будет строиться календарный график на другой вкладке. На вкладке «Смета», помимо самой диаграммы Ганта, указаны основные этапы и ключевые показатели, представляющие интерес для заказчика.

Вкладка «Детализация» подробно раскрывает смету, разбивая ее на этапы и типы работ.

На первый взгляд, шаблон может показаться достаточно сложным, однако стоит потратить час на изучение, чтобы оценить его удобство. Мы учли все факторы и сделали его максимально универсальным.


Что умеет шаблон

1. Выстраивать диаграмму Ганта автоматически на основе данных из первой вкладки. Если во вкладке "Детализация" меняются значения, диаграмма перестраивается сама:

2. Если изменить дату старта проекта, то автоматически изменятся и значения столбцов в диаграмме.

3. Учитывает риски — например, задержки согласования заказчиком или отпуска сотрудников:

4. Некоторые этапы можно «запараллеливать» — например, разработка ТЗ может идти параллельно с разработкой дизайн-концепции главной.

5. Смету легко подстроить под свои нужды — формулы на вкладке «Детализация» сохраняются при добавлении строк (причём, строчки при добавлении прокрашиваются, чтобы вы не забыли их заполнить).

Только будьте аккуратны с удалением значений или строк: шаблон построен на формулах и ссылках, поэтому если перестараетесь, то можно их сломать формулы. Например, удалив строку «Лицензия Битрикс» (а не просто поставив 0) — получится вот что:

У шаблона много других мелких фич, и чтобы их легче было освоить, мы написали подробную инструкцию с последовательностью действий для создания новой сметы и объяснением механики работы ключевых элементов. Можно сделать копию сметы и утащить себе, чтобы тестить:)

Если задачи слишком громоздкие для построения диаграммы вручную, а наш шаблон сложно адаптировать под ваш бизнес — стоит попробовать один из сервисов автоматического построения диаграммы Ганта.


RealtimeBoard

Когда лениво настраивать связи в гугл-таблицах, а результат хочется получить быстро и просто, RealtimeBoard — то, что надо. Достаточно войти в сервис через учётную запись Фейсбука или Гугла, задать имя команде, выставить количество сотрудников и обозначить свою роль — и можно пользоваться.

Плюсы: минимум действий для внедрения и активации, гибкость — элементы тянутся и перемещаются по доске, возможность делать пометки на стикерах, комментить, добавлять текст и объекты.

Минусы: если нужно кастомизировать — придётся повозиться: переименовывать дни в недели, например, нужно вручную; нет привязки этапов друг к другу — в случае изменений продлевать или сокращать этапы придётся ручками.

Цена: бесплатно для проектов с участием до 5 человек, если вас уже пятеро — от 50 долларов в месяц.


GanttPro

Ganntpro — инструмент, заточенный специально под построение диаграмм. Для регистрации также достаточно учётной записи. Немного предварительных настроек — и можно работать.

Плюсы: можно не только выбрать количество сотрудников (до 230), но и временные отрезки планирования (часы, дни, недели, месяцы). Также сервис имеет шаблоны по сферам деятельности (производство, строительство, дизайн и т. д.) — внутри уже указаны основные этапы среднестатистического проекта и построена типовая диаграмма. Элементы на диаграмме легко двигать — значения с датами слева исправляются автоматически.

Минусы: много параметров внутри каждой задачи — создать диаграмму за 10 минут уже не получится. Если на доске больше трёх проектов, можно запутаться.

Цена: 15 $ в месяц на одного пользователя, для команды из 5 человек — 7,90 $ в месяц, для 10 — 6,90 $ в месяц.


Smartsheet

Сервис Smartsheet предлагает три направления для планирования: построение таймлайна проекта, списка задач или доски задач. Нас интересует именно таймлайн. Внутри раздела — типовая диаграмма Ганта. Много всплывающих подсказок, которые помогут разобраться в интерфейсе.

Плюсы: множество настроек, фильтры по задачам; графа с процентом выполнения по задаче; режим переключения между списком задач, календарём и диаграммой; подходит для крупных команд.

Минусы: ещё больше настроек и тонкостей — придётся вникать и разбираться.

Цена: от 14 $ в месяц за пользователя.


Microsoft MS Project

MS Project — ещё более специфичный сервис, управление проектами в котором базируется на диаграмме Ганта и базовых планах. Инструмент довольно мощный, но требует сноровки. Здесь можно настраивать сценарии «что если», устанавливать дедлайны, настраивать временные шкалы и видеть весь процесс.

Плюсы: известный сервис с богатыми функционалом, в интернетах можно найти обучающие видео, которые сделают из вас гуру всего за 30 минут.

Минусы: сложно для освоения без обучающих видео.

Цена: базовый тариф — от 437,50 рублей в месяц за 1 пользователя, профессиональный — от 1875 рублей в месяц за 1 пользователя.


Битрикс24

Битрикс24 — одна из самых известных программ по организации бизнес-процессов. Подходит для крупных компаний от 50 человек. Это больше, чем просто диаграмма Ганта: здесь можно планировать задачи, проекты и время на их выполнение, видеть процесс в календаре, делиться документами. Правда, есть мнение, что для организаций до 10 человек Битрикс скорее мешает работать, чем помогает.

Плюсы: управление в поле диаграммы; подробности о задаче при наведении на неё; есть несколько стадий выполнения задач: в работе, отложенная, завершенная, переданная.

Минусы: неудобный механизм связи между задачами — нельзя связать больше двух тасков; сложно кастомизировать; есть фичи, которые могут никогда не понадобиться.

Цена: от 990 рублей в месяц за пользователя.

Чем проще ваши задачи, тем проще и метод построения диаграммы Ганта. Стоит помнить, что чем больше факторов нужно учитывать при построении графика проекта, тем меньше для этого годятся простые Гугл-таблицы.

Если хочется больше автоматизации — тестите специальные сервисы. К большому сожалению, найти то, что на 100% подходило бы вашему бизнесу — невозможно. Но мы постарались — в результате получился шаблон, который основан на собственном опыте и существенно экономит нашим менеджерам время.

При некоторых доработках он может подойти и вам — пользуйтесь на здоровье и делитесь с друзьями и коллегами!