Ретроспективы менеджеров

Ретроспектива существует для контроля и улучшения процессов внутри компании. В нашем случае она позволяет объективно анализировать проделанную работу, находить «слабые места» и вовремя устранять их (пока те не раздулись в глобальную проблему).

Цель ретроспективы. Как уже говорилось, цель — это устранение возникающих проблем и непрерывное улучшение всего процесса работы.

Время проведения. У нас это пятница каждой недели. Продолжительность — 1 час. Мы проводили эксперимент с ретроспективой по утрам понедельника, но это оказалось менее эффективно (в первый день также проводятся недельные планинги среди менеджеров, что в сумме съедает много времени. Да и просто утром в понедельник плохо вспоминается).

Место проведения. Специально оборудованная комната, изолированная от «внешнего мира».

Для ретроспективы мы используем доску и обыкновенные стикеры с кнопками:

О том, что со всем этим делать — чуть позже.

Участники и роли. Так как сегодня мы рассматриваем ретроспективу для менеджеров — то и участвовать в ней будут проджект-менеджеры (бывают еще и ретроспективы для команды разработчиков + руководителя проекта).

Обязательная (и очень важная) роль — модератор. Этот человек также участвует в обсуждении, но его главная задача — соблюдение регламента.

Принципы ретроспективы. У нас тут своя, особенная философия. Вот ее главные постулаты:

• Соблюдайте время. Всё должно происходить динамично, без заминок и укладываться в заявленные 1−1,5 часа.
• Не ищите виноватых. Не переходите на личности и не ищите виновных, иначе люди «закроются» и вы не получите обратной связи. Любые споры и конфликты следует пресекать (тоже задача модератора).
• Фиксируйте всё. В ходе ретроспективы ваши сотрудники будут предлагать идеи или озвучивать проблемы — модератор должен записать каждую на отдельный стикер.

Какие бывают ретроспективы. Чаще всего, это общие, обзорные ретроспективы прошедшей недели. Реже — «тематические», посвященные конкретному проекту, проблеме или событию.

А теперь самое главное.

Один из основных инструментов ретроспективы — доска, разбитая на квадранты. В каждом из них нарисованы символы, означающие следующее:

Мы вспоминаем всё, что было на прошлой неделе. Во-первых, вспоминаем хорошее. Отвечаем на вопрос: «Что было сделано хорошо?» Записываем на стикеры, которые затем прикрепляются в квадрат с «плюсом». Ведение учета «плюсов» позволяет видеть, в том числе, прогресс отдельных сотрудников.

Следующий шаг обратный — мы делаем сводный список «проблемных мест». Отвечаем на вопрос: «Что можно сделать лучше?». Все они также попадают на доску, в квадрант с «минусами».

На «плюсы» и «минусы» отводится 40 минут.

Ок, у нас есть два заполненных квадранта. Анализируем проблемы, вырабатываем идеи по их устранению (и улучшению рабочих процессов). Проходит в форме брейн-шторма, записываются все высказанные идеи. По времени это — 10 минут.

Когда с идеями готово — выбираем реальное количество идей для реализации (еще 10 минут). Они перемещаются на специальную канбан-доску:

Назначаем ответственных, внедряем решения и контролируем внедрение на ежедневных утренних стендапах:

Когда приходит время, стикер с доски внедрения переходит в пачку «Сделано». Пачка карточек с внедренными решениями разбирается на следующей ретроспективе — часть идет в «плюсы» (что удалось внедрить), часть — в «минусы» (были проблемы). Получается такой «замкнутый цикл».

Чтобы экономить «ретроспективное» время, идеи, возникающие в течение недели, прикрепляются на этот же канбан.

Таким образом, получаем регулярный обзор сделанного, выявление слабых сторон в процессах и непрерывное, постепенное решение любых проблем.