Предварительная смета проекта

Статья для тех, кто не понимает, зачем переговоры до предоставления коммерческого предложения, и говорит: «Просто отправьте КП». И тех, кто регулярно с этим сталкивается.

На этапе пресейла мы стараемся как можно более точно описать функции будущего проекта. Поэтому аккаунт-менеджер заваливает потенциального заказчика вопросами. В ответ мы часто получаем еще один вопрос: «Зачем столько обсуждений?».

Сначала выясним, сколько вообще будет переговоров. До заключения договора потенциального заказчика сайта ждут вот такие ступени:

• Первый разговор и приблизительный диапазон стоимости.
  
• Демонстрация примерной структуры проекта и ее обсуждение.
  
• Демонстрация приблизительной сметы на разработку.
  
• Коммерческое предложение.
  
• Встречи — сколько нужно.
  

Когда заказчик только-только попадает в цепкие лапы аккаунт-менеджера, ему приходится подробно описывать задачу — мы очень много спрашиваем. В 90% случаев аккаунт-менеджер может назвать приблизительный диапазон стоимости проекта — от и до. Обычно для этого хватает получасового разговора.

Если вилочная оценка не вызывает у заказчика паники, мы переходим к следующим этапам. Сначала обсуждаем структуру — это опционально: показываем ее в google-таблице, вносим правки, задаем вопросы. В отдельных случаях можем сделать статичный прототип главной и нескольких внутренних страниц.

Когда все утверждено, и вопросов стало немного меньше, переходим к составлению примерной сметы проекта, она же — основа для будущего коммерческого предложения.

Это google-таблица, в которой перечислены функции проекта и указана стоимость разработки сайта по этапам. Обычно этапов четыре — аналитика + прототипирование, дизайн, верстка и программирование. Вопросы к заказчику выносятся в графу «Комментарии». Функции, требующие применения неизвестных технологий и методов обработки данных, выделяются красным цветом.

Стоимость каждого этапа (кроме прототипирования) оценивается по минимуму и максимуму. Это связано с тем, что на этапе пресейла студия еще не знает, каким способом будет решаться та или иная задача — часто это можно сделать только после прототипирования.

Также в предварительную смету включается агрегация требований. На этом этапе анализируется бизнес-идея (заодно смотрим, как обстоят дела у конкурентов), основные риски, структура разделов. Здесь же составляется интеллектуальная карта проекта.

Для этапов верстки и программирования в смету добавляется стоимость менеджмента и тестирования. Мы закладываем на это 20% от стоимости этапа.

— Тестирование — это отдельный сложный процесс. Каждый проект проходит три уровня тестирования: первый — программист сам проверяет свою работу по специальному чек-листу, составленному менеджером по качеству. Второй — менеджер по качеству проходится по этому же чек-листу. Третий уровень — менеджер по качеству проверяет весь проект целиком. Нет, отказаться от тестирования на проекте нельзя.

В итоге получается примерный диапазон стоимости проекта, на который можно ориентироваться при заключении договора. Часть функций выносится за смету — это то, на чем можно сэкономить, неясные моменты, которые нужно уточнить, и предложения студии к обсуждению.

Сначала весь проект разбивается на крупные блоки — информационную часть, каталог продукции, личные кабинеты, интеграцию и так далее. Для каждого блока прописывается иерархия типов страниц, для каждой страницы — сложные компоненты и табы. Однотипные страницы объединяются в группы, например, в графе «Текстовая страница» будет перечень основных текстовых страниц проекта.

Для наглядности в смету включается план-график запуска проекта, диаграмма Ганта с рабочими днями по оси Х и этапами по оси Y.

В смете выставляется оценка трудозатрат по каждой функции. Оценки суммируются по столбцам: аналитика, дизайн, верстка и программирование. Рабочие часы по каждому этапу выносятся в отдельную таблицу. В ней же рассчитываются рабочие дни (мы считаем, что специалисты тратят на работу над проектом 6−8 часов ежедневно).

Каждая смета на разработку сайта обсуждается по телефону или видео. Примерно за 5−10 минут до разговора заказчику отправляется ссылка на google-таблицу со сметой. Затем аккаунт-менеджер голосом рассказывает о структуре документа, кратко проходится по функциям проекта и задает по ним уточняющие вопросы. Вносятся корректировки, и после разговора менеджер составляет коммерческое предложение и отправляет его заказчику.

Дальше история может быть очень длинной. Бывает всякое: иногда на принятие решения заказчиком уходят месяцы. Тогда мы регулярно напоминаем о себе и спрашиваем о статусе проекта.

Оплата за разработку происходит поэтапно: сначала оплачивается агрегация требований, затем — прототип и техническое задание. После чего составляется точная смета — без минимальной и максимальной границ, которая тоже презентуется заказчику. Эта смета всегда сравнивается с приблизительной, составленной на этапе пресейла: если оценка не попала в диапазон, обсуждаем, за счет чего сумма уменьшилась или увеличилась, смотрим, какие функции были добавлены, а какие моменты — не учтены изначально.

Во-первых, обсуждение помогает согласовать точки зрения на проект и определить его функции. Во-вторых, разговаривать нужно для выяснения спорных моментов. Чем раньше мы это сделаем, тем лучше — работа после заключения договора пойдет быстрее. Обсуждение сметы сразу снимает ряд вопросов, которые пришлось бы разбирать уже после отправки коммерческого предложения.

Плюс к тому, в приблизительной смете можно быстро поменять данные и сразу же показать результат.

В-третьих, при обсуждении сметы можно оптимизировать стоимость проекта. Вместе с заказчиком мы смотрим, что можно убрать, что добавить, что перенести на этап развития сайта. При этом точную стоимость с точностью до рубля можно определить только после создания интерактивного прототипа.