WBS, или структурная декомпозиция
Модель, которую обязательно должен знать менеджер проекта
Крупные проекты становятся головной болью даже для опытных проджект-менеджеров. Обилие задач, размытые сроки, большое количество дополнительных согласований — все это усложняет работу над проектом и сдвигает дедлайны. Именно поэтому крупные задачи оптимальнее всего прорабатывать по методу WBS или структурной декомпозиции.
Помните популярный прием из тайм-менеджмента — чтобы съесть слона, нужно делать это по кусочкам? Этот принцип и лежит в основе WBS (Work Breakdown System) — структурной декомпозиции. Метод учит разбивать крупный проект на мелкие, выстраивая иерархию задач. Таким образом, сам проект разделяется на блоки, те — в свою очередь — на задачи, задачи — на подзадачи и т. д., пока вы не получите полное представление об объеме всей работы.
Конечно, метод структурной декомпозиции можно применять не только в менеджменте проектов, но и в бытовых вопросах, и в планировании досуга, и в постановке личных целей. Так, например, по WBS можно разбить подготовку к отпуску.
Помните популярный прием из тайм-менеджмента — чтобы съесть слона, нужно делать это по кусочкам? Этот принцип и лежит в основе WBS (Work Breakdown System) — структурной декомпозиции. Метод учит разбивать крупный проект на мелкие, выстраивая иерархию задач. Таким образом, сам проект разделяется на блоки, те — в свою очередь — на задачи, задачи — на подзадачи и т. д., пока вы не получите полное представление об объеме всей работы.
Конечно, метод структурной декомпозиции можно применять не только в менеджменте проектов, но и в бытовых вопросах, и в планировании досуга, и в постановке личных целей. Так, например, по WBS можно разбить подготовку к отпуску.
Вернемся к проектам. Главное преимущество структурной декомпозиции в том, что она дает полное представление о сроках работ, трудозатратах и, соответственно, стоимости. Таким образом, менеджер сможет четко обосновать клиенту затраты на проект и необходимое время для его реализации. Помимо этого, WBS помогает:
- Отметить «контрольные точки» проекта и необходимые результаты в этих точках;
- Определить количество задействованных сотрудников или подрядчиков, распределить нагрузку — в дальнейшем это позволит поставить ответственных на каждый этап и наладить коммуникацию;
- Спрогнозировать дополнительные затраты (например, подписку на сервисы или покупку ПО);
- Понять, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, и как все они связаны между собой;
- Увидеть возможные трудности и предупредить их.
Полученная в результате декомпозиции схема будет планом, на который можно ориентироваться во время всего выполнения проекта. Вероятнее всего, в процессе работы в схеме возникнут изменения, но ее общая структура поменяться не должна.
Принципы структурной декомпозиции
- В схему по WBS должны входить абсолютно все этапы работы над проектом. Если вы не включите какой-либо «второстепенный» этап, то велика вероятность его забыть.
- Декомпозиция происходит по принципу иерархии — у каждого подпункта есть только один «родительский» пункт. Дублироваться элементы не должны.
- Верхние блоки представляют собой главные этапы работы над проектом. Они должны быть равнозначными и автономными — у каждого этапа прописываются исходные данные и измеримый результат.
- Каждый блок расписывается максимально подробно. По сути, каждая отдельная задача должна представлять собой такую работу, которую может выполнить или проконтролировать один сотрудник.
- У задачи должно быть подробное описание, дедлайн, ответственный и желаемый результат. Описание не должно вызывать вопросов или требовать уточнений.
Если сделать грамотную, подробную декомпозицию, можно довольно точно оценить трудозатраты по каждой отдельной задаче, блоку и проекту в целом. Даже если в процессе работы в схеме будет что-то меняться, это не так значительно отразиться на финальной стоимости и сроках.
Как группировать задачи по модели WBS
Существует несколько способов такой группировки, рассмотрим самые популярные из них:
1
По стадиям жизненного цикла
Это самый популярный способ, который используется для стандартных проектов. Например, проект по созданию сайта можно разделить на предварительную аналитику (агрегацию требований), создание прототипов, написание ТЗ, дизайн, разработку и тестирование.
Это самый популярный способ, который используется для стандартных проектов. Например, проект по созданию сайта можно разделить на предварительную аналитику (агрегацию требований), создание прототипов, написание ТЗ, дизайн, разработку и тестирование.
2
По блокам задач
Этот способ применяется для крупных проектов, где нужно достичь нескольких разноплановых целей. Например, при внедрении нового сервиса нужно не только создать сам сервис, но и разработать туториал, провести презентации, продумать маркетинговое сопровождение и т. д. Все эти блоки задач зачастую могут выполняться параллельно.
Этот способ применяется для крупных проектов, где нужно достичь нескольких разноплановых целей. Например, при внедрении нового сервиса нужно не только создать сам сервис, но и разработать туториал, провести презентации, продумать маркетинговое сопровождение и т. д. Все эти блоки задач зачастую могут выполняться параллельно.
3
По ответственным
Такая группировка подойдет, наоборот, для небольших проектов, где каждый участник команды занимается конкретными блоками задач. Схема будет выглядеть так: ответственный, его задачи и подзадачи.
Такая группировка подойдет, наоборот, для небольших проектов, где каждый участник команды занимается конкретными блоками задач. Схема будет выглядеть так: ответственный, его задачи и подзадачи.
4
По дедлайнам
Если главное для проекта — это сроки, тогда лучше использовать группировку по дедлайнам. Такой способ подойдет, например, для подготовки к праздничному ивенту.
Если главное для проекта — это сроки, тогда лучше использовать группировку по дедлайнам. Такой способ подойдет, например, для подготовки к праздничному ивенту.
5
По департаментам
Такая группировка хорошо работает для долгосрочных проектов. В верхние блоки выделяются департаменты, которые участвуют в бизнес-процессах — маркетинг, разработка, дизайн-отдел, отдел продаж и т. д.
Такая группировка хорошо работает для долгосрочных проектов. В верхние блоки выделяются департаменты, которые участвуют в бизнес-процессах — маркетинг, разработка, дизайн-отдел, отдел продаж и т. д.
Конечно, можно придумать и свои способы декомпозиции, но главное, чтобы они соответствовали принципам WBS. Группировать задачи нужно только по одному выбранному способу — смешивать их в одной схеме нельзя.
Как сделать структурную декомпозицию работ
В зависимости от сложности и содержания проекта, проджект-менеджер может провести декомпозицию самостоятельно или привлечь к этому специалистов из своей команды. Вот как выглядит самостоятельная декомпозиция:
- Ставим основную задачу. Прописываем четкие цели проекта.
- Выписываем результаты, необходимые для достижения целей. Например, для запуска сайта нам нужно, чтобы была собрана необходимая информация (подготовлен контент), проведена аналитика, составлено ТЗ, разработан интерфейс, выполнена верстка, выбран стэк разработки и выполнено программирование, проведено тестирование.
- Выделяем основные блоки на основе выписанных целей и выбранной группировки. Прописываем необходимый результат по каждому блоку.
- Разбиваем блок на задачи и максимально детализируем их. Указываем дедлайн по каждой задаче. На основе этого определяем дедлайны по каждому блоку и в целом по проекту.
- Исходя из трудозатрат и загруженности команды распределяем задачи, при необходимости подключаем подрядчиков.
- Считаем бюджет, учитывая стоимость работы каждого специалиста и подрядчика, включаем сюда необходимые дополнительные затраты.
- Отмечаем контрольные точки. Так как, используя декомпозицию, мы максимально детализируем проект, необязательно контролировать каждую задачу. Но в проекте должны быть ключевые этапы, которые нужно утверждать с клиентом.
Если проджект-менеджер привлекает к декомпозиции специалистов из команды, то на первом этапе он ставит цели и задачи проекта, а затем запрашивает у специалистов информацию — какие действия нужно выполнить для достижения целей. На основе этой информации и составляется схема проекта. При необходимости проджект-менеджер лично обсуждает со специалистами этапы работы и сроки их выполнения.
Способы визуализации структурной декомпозиции работ
Структуру проекта можно визуализировать в различных форматах:
Иерархическая таблица
Как следует из названия, представляет данные в виде таблицы — в первом столбце пишутся названия блоков, задач и подзадач, в следующих столбцах проставляются даты начала и окончания процессов, затраченное время, имена ответственных и другие данные. Такую таблицу удобно использовать для линейных процессов. Это самый простой и доступный способ, который не требует специального программного обеспечения.
Инструменты для создания: любые электронные таблицы, например — Google Таблицы.
Инструменты для создания: любые электронные таблицы, например — Google Таблицы.
Пример иерархической таблицы для составления плана обучения
Древовидная структура
Это визуальное отображение иерархической таблицы. «Корень» — это название проекта, от него отходят «ветви» — задачи и подзадачи. Древовидная структура хорошо известна уже несколько десятилетий, это один из самых простых способов визуального представления данных.
Инструменты для создания: Creately, Octopus.do (создан для визуализации карты сайта, но для наших целей тоже подойдет), Draw.io.
Инструменты для создания: Creately, Octopus.do (создан для визуализации карты сайта, но для наших целей тоже подойдет), Draw.io.
Пример древовидной структуры из «Википедии»
Диаграмма Ганта
Представляет из себя временные отрезки, каждый из которых соответствует определенной задаче или подзадаче. Диаграмма позволяет наглядно представить, в какой именно период будут выполняться задачи и сколько времени они займут.
Инструменты для создания: GanttPro, электронные таблицы (например — Google Таблицы), TeamGantt.
Инструменты для создания: GanttPro, электронные таблицы (например — Google Таблицы), TeamGantt.
Шаблон диаграммы Ганта в Google Таблицах
Диаграмма PERT
Более детализирована — она показывает взаимосвязи между задачами, даты начала и окончания каждой задачи, ее длительность и оставшееся время для ее выполнения. Диаграмма PERT подойдет для планирования небольших проектов или отдельных блоков, потому что большое количество информации делает ее запутанной. Инструменты для создания: SmartDraw, Visme, Edraw Max.
Базовая структура диаграммы PERT
Mind map (интеллект-карта)
Отображение информации в виде разветвленных цепочек. Интеллект-карта похожа на древовидную структуру, но при ее составлении основная цель располагается в центре, а задачи и подзадачи по цепочкам ответвляются в разные стороны.
Инструменты для создания: Miro, XMind, MindMeister.
Инструменты для создания: Miro, XMind, MindMeister.
Метод структурной декомпозиции требует временных затрат — чтобы пошагово расписать крупный проект, потребуется пара часов или даже больше. Но качественно составленная схема с указанными дедлайнами, ответственными и бюджетом поможет структурировать работу, составить четкий план и аргументированно обосновать клиенту стоимость проекта.