Комментарии
Расти, расти, деревце! Рассказываем про лучшие приложения для построения дерева текущей реальности
Теория ограничений (ТОС), Flying Logic Pro и Knowflow.io
Сибирикс
Теория ограничений (ТОС), Flying Logic Pro и Knowflow.io
Что такое деревья текущей реальности, как и зачем их использовать в управлении и с помощью каких инструментов легко построить
Надеюсь, если вы занимаетесь бизнесом или управлением (и у вас — проблемы!) — вы уже прочитали, осознали и даже применили на практике книжки Элияху Голдратта — «Цель», «Цель 2» и другие. Если еще нет — не теряйте времени. Эти книжки, во-первых, читаются легко, а во-вторых, содержат ядерный заряд пользы. Еще по теме можно почитать Детмера, но это такое себе… Занудно, тренирует силу воли, особенно хорошо читать на ночь, если бессонница.

Схема решения проблем в организациях, изложенная у Голдратта, — шикарна. Однако до недавнего времени мне на глаза не попадались удобные инструменты, в которых можно было бы строить деревья текущей реальности. Делать это на бумаге, в xmind (обычно этим и заканчивалось), visio или в каком-нибудь draw.io — крайне неудобно. Здесь мы рассмотрим два шикарных инструмента, в которых удобно думать. Помчались!


Владимир
Руководитель студии
Теория ограничений
Теория ограничений (ТОС, Theory of constraints) — общая философия управления, которая предлагает системный подход к процессу мышления, чтобы найти ответы на три вопроса:
1
Что менять?
На этом этапе мы ищем коренные причины проблемы.
2
На что менять?
Продумываем и проверяем для них решения.
3
Как менять?
Выявляем и преодолеваем все потенциальные препятствия, чтобы все точно пошло так, как задумано в шаге 2.
Парочка терминов ТОС:

Система — сложное образование причинно-следственных связей. Работа. Здоровье. Отношения. Развитие. Это все системы, в которых можно выделить отдельные системы или которые, наоборот, можно объединить в одну общую систему — Жизнь. Система всегда похожа на цепь. В один момент она может порваться. Точкой разрыва будет самое слабое звено в цепи.

Ограничение — истинная причина проблемы, которая возникла в системе (то самое слабое звено). Причины, как правило, скрыты и не очевидны, в отличии от самих проблем. Только полное понимание Cистемы, абстрактный «взгляд сверху», позволяет это увидеть.

ТОС предлагает необходимые инструменты для управления ограничениями.
Сегодня мы расскажем про первый инструмент — Дерево текущей реальности (Current Reality Tree) и программное обеспечение Flying Logic Pro, которое позволяет быстро и просто создать такое Дерево.
Дерево текущей реальности
Дерево текущей реальности (ДТР) — диаграмма, инструмент для обнаружения Ограничений.
Построение ДТР начинается с фиксации всех негативных явлений в системе и помогает добраться до одной ключевой причины, которая всех их вызвала. ДТР подсказывает, что именно реорганизовать — какое наименьшее, простейшее изменение в Системе даст наибольший положительный эффект.

Вообще поиск проблем и их корневых причин — это одна из компетенций грамотного руководителя проектов. В курсе управления digital-проектами мы рассматриваем несколько инструментов, в том числе A4-анализ, 5-WHY. Тем не менее, мыслительные процессы ТОС — одни из самых полных, поэтому для сложных проблем нужно уметь пользоваться этими инструментами.
Flying Logic Pro и Knowflow.io
Flying Logic Pro (кросс-платформенная прога) и Knowflow.io (браузерный сервис, более хипстерский) — приложения, которые помогают создавать рабочую модель рассуждений.

Практиковать ТОС можно и без приложения, но оно решает сразу две проблемы:

1) Приложение не позволяет отвлекаться от процесса мышления на дизайн диаграммы

Во Flying Logical Pro разработчики намеренно почти начисто урезали оформительскую часть процесса. Всё, что может сделать пользователь — это установить цвет и стандартное название элементов. Но у него не получится, например, перемещать блоки — программа сама расставляет их наиболее эргономичным образом. В Knowflow.io возможны два режима работы — в первом случае расположение блоков автоматизировано, во втором — блоки расставляет пользователь на свой вкус и цвет.
Flying Logical Pro
Knowflow.io
2) Для составления диаграммы больше не требуется большой лист бумаги (примерно 50 см на 70 см) и куча стикеров

А само Дерево текущей реальности не будет становиться по мере роста неорганизованным и трудным для понимания.
Как построить Дерево текущей реальности во Flying Logical Pro и Knowflow.io
Шаг 1
Добавьте 5−10 симптомов, которые показывают, что в системе есть проблемы.

Раскройте выпадающее Effects-Based Planning в приложении найдите Un-Desirable Effect (Нежелательное явление). Захватите и перетащите этот объект в основную панель приложения или кликните по нему два раза.
Как это выглядит в Flying Logical Pro и Knowflow.io
Нежелательные явления (НЖЯ) — это такие явления, что Системе точно было бы лучше без них. Дайте им простые названия в виде предложений в настоящем времени. То есть, не «низкая удовлетворенность потребителей», а «потребителям не нравится продукт», не «напряженная атмосфера в коллективе», а «сотрудники конфликтуют». Это важно, чтобы потом было удобно прочитывать Дерево текущей реальности. Если каждое утверждение будет полным предложением, их можно будет легко объединить в сложное предложение. Для этого сначала нужно будет прочесть утверждение в основании стрелки, добавив к нему союз «если», а затем прочесть утверждение, на которое стрелка указывает, начиная его со слова «то». Получится что-то, вроде «Если потребителям не нравится продукт, то сотрудники конфликтуют». Гораздо удобнее, чем «Если низкая удовлетворенность потребителей, то напряженная атмосфера в коллективе».

Чтобы дать название объекту, в обоих приложениях нужно два раза кликнуть по нему. Приложение само будет подстраивать размер объекта под длину его названия. Во Flying Logical Pro объектам можно не только давать названия, но и писать комментарии в нижнем поле того же текстового блока. В этом случае, у объекта появится желтый ярлык.
Как выглядит объект с комментарием в Flying Logical Pro
Один из способов собрать НЖЯ в организации — попросить их у сотрудников (например так: «расскажи пожалуйста, какие проблемы в организации ты видишь, со своего места»). Однако, скорее всего, напрямую с такой обратной связью работать не получится.

Во-первых, она может быть токсичной (например, от недовольных сотрудников). Во-вторых, она может содержать скрытые или явные решения/предложения/хотелки и локальные оптимизации. И хотя получить обратную связь и проработать ее даже в таком виде — это неплохо, для построения деревьев ее нужно будет преобразовать. Вот несколько правил из книги Одеда Коуэна и Елены Федурко «Основы Теории Ограничений», которые помогут вам проверить НЖЯ на правильность формулировок:


    Владимир
    Руководитель студии
    1
    НЖЯ — это постоянная проблема, которая существует в вашей действительности, из-за нее вы не можете достичь лучшего уровня деятельности.
    2
    Это описание состояния, а не одноразового случая или действия (НЖЯ не может содержать глаголы действий типа «взять», «идти» и т.д.).
    3
    НЖЯ не должно быть субъективным утверждением: не должно содержать оценочных прилагательных и наречий, таких как «сложный / сложно», «хороший / хорошо», «плохой / плохо», «минимальный», «максимальный», «адекватный / неадекватный» и т.п.
    4
    Относительно этого явления возможно что-то предпринять. Например, «На улице слишком жарко» — это не НЖЯ. Мы не можем изменить то, что на улице жарко. Мы можем изменить только наши действия: то, что мы предпримем, чтобы нам не было жарко.
    5
    НЖЯ не должно обвинять кого-либо.
    6
    НЖЯ не должно быть предполагаемой причиной. («Сотрудники недостаточно обучены» — это не НЖЯ, это предполагаемая причина: «Поскольку сотрудники недостаточно обучены…»).
    7
    НЖЯ не должно быть завуалированным решением (желанием того, как можно было бы решить проблему).
    8
    НЖЯ не должно требовать пояснения того, какой негативный эффект оно вызывает.
    9
    НЖЯ не может содержать причинно-следственную связь.
    10
    Это явление находится в вашей области ответственности.
    Шаг 2
    Свяжите симптомы. У каждого НЖЯ должна быть хотя бы одна причинно-следственная связь в диаграмме.

    Для этого можно просто захватить объект и переместить его на тот объект, с которым он связан. Приложение само расположит объекты по-новому и расставит все стрелки.
    Как это выглядит в Flying Logical Pro и Knowflow.io
    Шаг 3
    Определите и добавьте все необходимые и достаточные причины НЖЯ. Прочтите название объекта, задайте вопрос «Почему?» и создайте новый объект с ответом на это «Почему». Внесите корректировки. Flying Logic Pro и Knowflow.io. были созданы как раз для размышления о достаточности причин.

    В обоих приложениях, кроме НЖЯ, существует еще несколько классов объектов, которые можно создавать:

    Precondition (Предварительное Условие) — объект, который не является ни отрицательным, ни положительным, и существует только в понимании более широкого контекста, в котором должна работать система. При этом, вы не имеете на него существенного влияния. Поэтому у Предварительных условий нет предшественников, но всегда есть, по крайней мере, один преемник.

    Action (Действие) — объект, который не является ни отрицательным, ни положительным, но существует, и при этом вы имеете на него влияние.

    Действие всегда является причиной и никогда следствием, и поэтому у него есть преемники, но нет предшественников.

    Intermediate Effect (Промежуточный Результат) — объект, который не является ни отрицательным, ни положительным, но существует как следствие других причин. Промежуточный Результат всегда имеет с одной стороны предшественника, а с другой — преемника.

    В ходе составления Дерева текущей реальности всегда можно поменять класс объекта, для этого кликните по объекту правой кнопкой мыши и выберите соответствующее значение.
    Flying Logical Pro
    Knowflow.io
    Шаг 4
    Обозначьте причинно-следственные связи.

    Перетащите объект к стрелке другого объекта, чтобы показать их связь. Приложение, помимо стандартных связей AND, OR и NOT, предлагает создавать и множество других.
    Шаг 5
    Прогоните свое Дерево через Критерии проверки логических построений (КПЛП). Они помогают «вычистить» готовую диаграмму.
    1. Ясность (способность понять)
    • При представлении логического дерева аудитории необходимы ли дополнительные устные разъяснения?
    • Не являются ли контекст и слова двусмысленными?
    • Является ли связь причины и следствия разумной с точки зрения здравого смысла?
    • Не пропущены ли промежуточные звенья логического построения?
    2. Наличие утверждения (законченные, правильно построенные формулировки причин и следствий)
    • Законченное ли предложение? Имеет ли предложение смысл?
    • Не скрывается ли в нем конструкций «если — то» (проверьте на наличие слов «потому что», «для того чтобы»)?
    • Содержит ли оно только одну мысль (не является ли сложным)?
    • Подтверждаются ли приведенные утверждения на практике?
    3. Наличие причинных отношений (есть ли логическая связь между причиной и следствием)
    • Укладывается ли связь между приведенными утверждениями в структуру «если — то»?
    • Действительно ли данная причина ведет к указанному следствию?
    • Звучит ли связь осмысленно при точном прочтении вслух?
    • Является ли причина очевидной (если нет, ищите ее другие проявления для проверки)?
    4. Достаточность причины (пропущено ли какое-либо значительное условие)
    • Может ли указанная причина самостоятельно привести к данному результату?
    • Не пропущены ли какие-либо другие существенные факторы, обусловливающие существование данного явления?
    • Достаточно ли только указанных причин для проявления данного результата в полном объеме?
    • Нужно ли объединить причины эллипсом, т. е. присутствует ли логика «и-и»?
    5. Альтернативная причина (отдельная самостоятельная причина, ведущая к тому же результату)
    • Есть ли еще какой-то независимый фактор, который может сам по себе привести к данному результату?
    • Если первоначальную причину убрать, исчезнет ли указанный результат практически полностью?
    6. Подмена причины следствием (стрелка указывает в неправильном направлении)
    • Не является ли указанный результат на самом деле причиной, а причина следствием?
    • Объясняет ли указанная причина, почему существует следствие или откуда мы узнаем, что оно существует?
    7. Проверочное следствие (дополнительный результат, имеющий в основании первоначальную причину)
    • Является ли причина неявной?
    • Кроме указанного следствия, наблюдаются ли другие явления при наличии приведенной причины?
    8. Тавтология (зацикленная логика)
    • Является ли причина явной?
    • Не приводится ли результат в качестве обоснования наличия причины?
    • Кроме указанного следствия, наблюдаются ли другие явления при наличии приведенной причины?
    Шаг 6
    Определите, какой объект оказывает наибольшее влияние на остальные. Этот объект и будет ограничением, то есть причиной проблем.

    Дерево текущей реальности можно презентовать. Flying Logic выводит PDF-файлы, а также файлы JPEG и PNG, подходящие для использования в программном обеспечении для презентаций.
    Построение деревьев текущей реальности — это первый, но самый важный шаг в решении системных проблем организации. Он занимает очень много времени. Но и дальше предстоит еще много работы. Решение конфликтов, инъекции, и т. д. Про остальные шаги читайте в книгах Голдратта. Главное, что теперь у вас есть удобные инструменты, в которых вы можете ХОП! и воплотить теорию на практике.

    Всем добра!


    Владимир
    Руководитель студии