Декомпозиция целей
Что это такое и как её правильно использовать
Задачи бывают разные — простые и сложные. Бывают огромные — такие, что непонятно, с какой стороны к ним подступиться. Они коварны: пока вы раздумываете, с чего начать, драгоценное время уходит. Для решения таких задач есть свои методики, и одна из них — декомпозиция целей.
Декомпозиция — это разделение большой, комплексной цели на несколько взаимосвязанных задач при помощи приема «от сложного к простому». Декомпозиция помогает понять, с чего начать путь к цели, на какие моменты обратить внимание, какие шаги выполнить в первую очередь.
Без декомпозиции сложно подступиться к масштабным проектам — например, к разработке сайта или запуску нового сервиса. Этот прием пригодится и в бытовых задачах — подготовке к отпуску, изучению иностранного языка, переезду.
Декомпозиция — это разделение большой, комплексной цели на несколько взаимосвязанных задач при помощи приема «от сложного к простому». Декомпозиция помогает понять, с чего начать путь к цели, на какие моменты обратить внимание, какие шаги выполнить в первую очередь.
Без декомпозиции сложно подступиться к масштабным проектам — например, к разработке сайта или запуску нового сервиса. Этот прием пригодится и в бытовых задачах — подготовке к отпуску, изучению иностранного языка, переезду.
Пример декомпозиции целей при подготовке к переезду: цель разделяется на несколько более мелких задач, которые делятся на подзадачи
Зачем нужна декомпозиция целей
- Разбить большую задачу на несколько более мелких, чтобы упростить ее выполнение;
- Отследить, из каких этапов будет состоять задача, и в каком порядке их лучше делать;
- Определить, какие подзадачи нужно выполнить в первую очередь, что можно делегировать, а что — запланировать;
- Наглядно представить весь объем работ и оценить трудозатраты;
- Подготовить ресурсы для всех этапов;
- Оценить, реалистично ли вообще достижение цели при имеющихся сроках и ресурсах.
Декомпозиция и стратегические задачи
Выстраивая стратегию, мы набрасываем цели широкими мазками. Чтобы детализировать их, необходимо определить, какие именно задачи нам нужно выполнить, сколько времени они займут и как будут связаны между собой этапы. Декомпозиция помогает визуализировать стратегические задачи и получить пошаговый план работ.
Например, поставив стратегическую задачу «Увеличить количество целевых подписчиков в ВКонтакте вдвое за полгода», мы определяем следующие этапы:
Например, поставив стратегическую задачу «Увеличить количество целевых подписчиков в ВКонтакте вдвое за полгода», мы определяем следующие этапы:
Увеличить количество подписчиков в ВК вдвое за полгода
- Контент
1.1. Составить контент-план (с маркетологом)
1.2. Найти двух авторов для постов и лонгридов
1.3. Найти редактора/контент-менеджера (на фриланс) - Визуальное оформление группы
2.1. Найти дизайнера (на фриланс)
2.2. Подобрать референсы
2.3. Создать шапку, аватар и шаблоны афиш (с дизайнером) - Продвижение за счет вирусных роликов
3.1. Продумать темы для роликов (с маркетологом)
3.2. Создать сценарии (с редактором)
3.3. Забронировать студию для съемок
3.4. Отснять 3 ролика на пробу - Конкурс
4.1. Продумать условия конкурса (с маркетологом)
4.2. Отобрать группы в ВК для посева (с маркетологом)
4.3. Создать пост о конкурсе (редактор + дизайнер)
4.4. Запустить таргет на пост (с таргетологом)
4.5. Запустить посевы (в день таргета)
Проведя простую декомпозицию, мы сразу визуально представляем объем работ и количество ресурсов. Также видно, какие задачи можно делегировать специалистам.
Декомпозиция и менеджерские задачи
Руководитель дает менеджерам задачи, в идеале — для достижения целей компании. Чтобы более наглядно представить порядок работы, тоже пригодится декомпозиция. Она поможет составить план работ, чтобы представить его руководителю на утверждение. Декомпозиция избавит от риска, что вы поняли задачу неправильно или запланировали использование ресурсов, которых у вас нет.
Вот как может выглядеть декомпозиция задачи «Определить степень лояльности клиентов к новому бренду»:
Вот как может выглядеть декомпозиция задачи «Определить степень лояльности клиентов к новому бренду»:
Определить степень лояльности клиентов к новому бренду
- Список клиентов, которые пользовались продукцией бренда
1.1. Выгрузить список из СRM - Список вопросов по бренду
2.1 Оформить анкету-опросник
2.2. Подобрать сервис для размещения анкеты - Вознаграждение за опрос
3.1. Предложить на утверждение подарок
3.2. Предложить варианты продуктов для подарка
3.3. Продумать логистику для доставки подарка - Варианты проведения опроса
4.1. Просчитать трудозатраты на обзвон
4.2. Просчитать стоимость создания чат-бота
4.3. Просчитать стоимость email-рассылки
Так мы получаем готовый план действий и можем утвердить его с руководителем. Это удобно — мы не потратим ресурсы на ненужные задачи до утверждения и сможем посчитать примерную стоимость каждого этапа, чтобы выбрать наиболее выгодный вариант. После согласования плана можно провести более детальную декомпозицию, назначив ответственных и определив дедлайны.
Декомпозиция и личные цели
В обычной жизни мы тоже нередко сталкиваемся с объемными задачами — например, сборами в отпуск, переездом, планированием личного развития. Выполнение этих задач отнимает массу времени и нервов, а декомпозиция поможет значительно упростить процесс. Глобальные цели после декомпозиции станут более понятными и простыми. А конкретные сроки помогут избавиться от прокрастинации.
Декомпозиция подойдет для любых личных целей — даже таких, как, например, улучшение физической формы:
Декомпозиция подойдет для любых личных целей — даже таких, как, например, улучшение физической формы:
Улучшить физическую форму к июлю для восхождения на Эльбрус
- Наладить питание
1.1. Найти нутрициолога для разработки плана питания
1.2. Скачать книгу ПП-рецептов
1.3. Купить блендер - Укрепить мышцы
2.1. Написать тренеру в WhatsApp
2.2. Купить абонемент в фитнес-клуб
2.3. Купить спортивную форму - Улучшить кардиовыносливость
3.1. Установить трекер привычек для утренних пробежек
3.2. Купить фитнес-браслет - Наладить режим
4.1. Купить шторы black-out
4.2. Отказаться от кофеина после 12:00
4.3. Поставить напоминание об отходе ко сну в 21:00
4.4. Скачать мелодии для вечерних медитаций
Так огромная цель разбилась на несколько мелких — вы сможете поставить по ним приоритеты, просчитать стоимость и начать выполнение, чтобы успеть к дедлайну. Все стало просто, понятно и гораздо более осуществимо.
Принципы декомпозиции
Вот список принципов любой декомпозиции:
1
Декомпозиция всегда выполняется от общего к частному. Сначала выделяются основные группы задач, потом каждая делится на задачи и подзадачи. Каждая группа задач должна иметь конкретную цель и результат.
2
Группы задач должны разделяться по единому принципу — по этапам выполнения задачи, дедлайнам, ответственным и т. д. Ниже мы рассмотрим эти способы подробнее.
3
Конечная подзадача должна представлять из себя минимальное действие, которое можно выполнить в короткий период времени. Но следуйте здравому смыслу — совсем микроскопические подзадачи создавать тоже не нужно. Если, глядя на подзадачу, вы легко представляете алгоритм ее выполнения, делить ее дальше не стоит.
4
Задачи и подзадачи — это конкретные действия. Указывайте не «тренер», а «написать тренеру в WhatsApp». Иначе при большом количестве подзадач вы забудете, что именно хотели сделать.
5
У задач и подзадач должны быть дедлайны — так вы сможете определить приоритеты и контролировать сроки достижения глобальной цели.
6
Для делегированных задач пропишите ответственных лиц или организации, которые будут их выполнять.
7
При необходимости добавьте к задачам и подзадачам заметки — контакты подрядчиков, адреса сайтов, названия организаций и т. д.
8
Когда декомпозиция готова, проверьте все задачи и подзадачи, чтобы они не дублировались и не противоречили друг другу.
Для декомпозиции можно использовать традиционный блокнот или планшет, но гораздо удобнее делать ее в специальных сервисах или приложениях — планировщиках задач. Так вы сможете легко отредактировать структуру, добавить или удалить пункты, отсортировать события по датам, поставить метки, назначить дедлайны и ответственных.
Делить цель на группы задач можно несколькими способами:
Делить цель на группы задач можно несколькими способами:
- По смысловым блокам — каждый блок будет охватывать пласт задач одной направленности. Например, у цели «Сборы в отпуск» могут быть блоки «Билеты», «Отель», «Экскурсии» и «Вещи в дорогу». При этом, блоки можно выполнять параллельно.
- По этапам жизненного цикла. Этот способ подойдет, если вам известен жизненный цикл глобальной цели, и вам нужно только расписать задачи. Чаще всего такое бывает в рабочих задачах с утвержденным алгоритмом — например, при выпуске журнала.
- По срокам. Используйте эту группировку, если вам очень важны дедлайны. Например, она подойдет для выпуска регулярного контента: в качестве этапов можно указать месяцы, в задачах — каналы для публикации, а в подзадачах — темы со сроками и ответственными.
- По ответственным лицам или департаментам. Такой способ подойдет для стратегических задач, где важно назначить ответственных и отслеживать общее выполнение задачи.
Конечно, это не ультимативное руководство — вы можете создать свой способ группировки задач, который будет вам удобен.
Способы декомпозиции: как реализовать цели
Итак, у вас есть глобальная цель, вы знаете принципы декомпозиции и готовы наглядно разложить все по полочкам. Сделать это можно разными способами, в зависимости от самой цели. Самый простой и универсальный способ такой:
- Сформулируйте конкретную цель.
- Определите основные группы задач — от 2 до 7. Если с этим возникают сложности, разделите цель на 3 этапа — начало, середина и результат.
- Каждую группу задач разделите на подзадачи. Если они получились слишком большими, разделите их еще раз. В итоге должно получиться 2−3 уровня задач.
- Проанализируйте каждую группу задач и их взаимосвязи, уберите лишние и дублирующиеся задачи, напишите необходимые уточнения.
- Приступайте к реализации.
Помимо этого, есть еще несколько способов и методик, которые помогут не только декомпозировать цель, но и наглядно ее представить.
Дерево целей и задач
Представляет собой иерархическую структуру, где «корень» дерева — это главная задача, от которой ветвями расходятся подзадачи.
Древовидная структура подходит для проектов, которые можно разделить на независимые друг от друга блоки. Каждая «ветвь» первого уровня будет таким блоком, от которого по иерархии отходят другие ветви-задачи. В схеме могут быть общие блоки второго, третьего порядка и т. д. Древовидная структура наглядно показывает, в каких блоках больше всего задач, и позволяет охватить одним взглядом всю картину глобального процесса.
Древовидная структура подходит для проектов, которые можно разделить на независимые друг от друга блоки. Каждая «ветвь» первого уровня будет таким блоком, от которого по иерархии отходят другие ветви-задачи. В схеме могут быть общие блоки второго, третьего порядка и т. д. Древовидная структура наглядно показывает, в каких блоках больше всего задач, и позволяет охватить одним взглядом всю картину глобального процесса.
Пошаговая декомпозиция
Простой способ, который подразумевает разделение цели на этапы жизненного цикла. Пока не выполнен предыдущий этап, нельзя переходить к следующему. Визуально пошаговая композиция выглядит как план с прописанными дедлайнами. Можно расположить его горизонтально — на временной шкале или на календаре, чтобы более наглядно видеть даты. Цель каждого этапа — достижение определенного результата, после чего можно двигаться дальше.
Декомпозиция за счет изменяющихся показателей
Этот способ похож на предыдущий, но за основу берутся не временные отрезки, а количественные показатели. Каждый этап начинает выполняться только после того, как на предыдущем этапе будут достигнуты определенные количественные результаты. Способ подойдет для целей, где вы можете четко фиксировать показатели — например, в спортивных или рекламных целях.
Интеллект-карты
Принцип создания интеллект-карты такой же, как и у дерева целей и задач — вы определяете главную цель, от которой ветвями отходят задачи и подзадачи. Отличий интеллект-карты от древовидной структуры два: ответвления идут не сверху вниз, а от центра к краям, и некоторые задачи могут быть связаны между собой. Интеллект-карта подойдет для небольших проектов со сложными взаимосвязями задач. Слишком крупные цели будет сложно визуализировать и охватывать единым взором.
Декомпозиция в один шаг
Такой способ подойдет, когда вам нужно начать выполнение глобальной задачи в кратчайшие сроки, а данных для полной декомпозиции недостаточно. Алгоритм таков: вы определяете первый этап глобальной задачи, разбиваете его на подзадачи, прописываете необходимый результат и начинаете выполнение. Затем определяете следующий этап и двигаетесь по тому же алгоритму.
Способ хорош тем, что позволяет гибко планировать этапы. Но его сложно применять для долгосрочного планирования, когда нужно заранее рассчитать ресурсы.
Способ хорош тем, что позволяет гибко планировать этапы. Но его сложно применять для долгосрочного планирования, когда нужно заранее рассчитать ресурсы.
Технология S.M.A.R.T
Этот способ подойдет и для постановки глобальной цели, и для формирования задач. По S.M.A.R.T. Каждая задача должна быть:
- S — Specific — Конкретной и понятной;
- M — Measurable — Измеримой количественно;
- A — Achievable — Достижимой с имеющимися ресурсами;
- R — Relevant — Согласованной с другими целями и задачами;
- T — Time Bound — Ограниченной во времени.
Например, правильная формулировка задачи звучит так: «Увеличить количество подписчиков группы в ВКонтакте вдвое к июлю 2023 года». При этом у вас должно быть достаточно бюджета и человеческих ресурсов для продвижения группы, и нужно, чтобы это вписывалось в общий маркетинговый бюджет и стратегию.
Способ позволит на ранних этапах отсеять нерелевантные или невыполнимые задачи и сконцентрироваться на конкретных формулировках и сроках.
Метод Брайана Трейси
Система Трейси состоит из нескольких последовательных шагов:
Метод можно применять к масштабным задачам, где важен первичный анализ цели, сбор информации, оценка возможных перспектив и рисков. По системе Трейси декомпозируются и начальные глобальные цели, и их этапы.
- Формулировка желаемой цели;
- Формулировка ее конкретного описания;
- Составление списка выгод от достижения цели;
- Подсчет стартовых ресурсов;
- Определение сроков;
- Определение рисков и препятствий к достижению цели;
- Сбор максимального количества информации, необходимой для выполнения задачи, и ее анализ;
- Составление списка партнеров, подрядчиков и других ответственных лиц, кто может помочь с достижением цели;
- Максимально точное определение желаемого результата;
- Составление плана достижения цели в хронологическом или в приоритетном порядке.
Метод можно применять к масштабным задачам, где важен первичный анализ цели, сбор информации, оценка возможных перспектив и рисков. По системе Трейси декомпозируются и начальные глобальные цели, и их этапы.
Как измерить и оценить результат
Главная цель декомпозиции — организовать оптимальное и последовательное выполнение этапов глобальной задачи для получения результата. При этом, этапы напрямую зависят от цели и могут выражаться:
- В количестве — подписчиков, заработанных денег, выполненных проектов.
- В качестве — повышении лояльности клиентов, улучшении физической формы.
- В сроках — в сокращении времени на выполнение проекта, в ежедневных тренировках на протяжении полугода.
- В выполнении конкретной задачи — например, сдать экзамен IELTS или научиться играть на гитаре.
Что делать, если все задачи выполнены, но цель не достигнута?
Это может произойти по нескольким причинам:
В первую очередь, нужно проанализировать неудачу и понять, что было причиной. Очень важно ставить конкретную цель, учитывая ресурсы, бюджет и сроки. Например, если вы хотите запустить успешный обучающий курс, но у вас нет бюджета на рекламу, то скорее всего, у вас ничего не получится. Если вы хотите сделать сложный сайт за пару недель, то у вас тоже ничего не получится — даже если вы составите подробный план.
Также важно не просто выполнять задачи и подзадачи, а сверять их с желаемыми результатами, и только после их достижения двигаться дальше. Например, если вы хотите запустить рекламу на подписчиков группы в ВК, то сначала наберите достаточную аудиторию — крутить рекламу на 100−200 человек бесполезно.
Ну, а что касается форс-мажорных ситуаций — к сожалению, никто не может на них повлиять. Случиться может все, что угодно. Будьте готовы гибко реагировать на ситуацию и изменить планы в случае форс-мажора.
- Вы не отслеживали промежуточные результаты;
- Вы изначально поставили нереалистичную цель;
- На достижение цели повлияли не зависящие от вас факторы.
В первую очередь, нужно проанализировать неудачу и понять, что было причиной. Очень важно ставить конкретную цель, учитывая ресурсы, бюджет и сроки. Например, если вы хотите запустить успешный обучающий курс, но у вас нет бюджета на рекламу, то скорее всего, у вас ничего не получится. Если вы хотите сделать сложный сайт за пару недель, то у вас тоже ничего не получится — даже если вы составите подробный план.
Также важно не просто выполнять задачи и подзадачи, а сверять их с желаемыми результатами, и только после их достижения двигаться дальше. Например, если вы хотите запустить рекламу на подписчиков группы в ВК, то сначала наберите достаточную аудиторию — крутить рекламу на 100−200 человек бесполезно.
Ну, а что касается форс-мажорных ситуаций — к сожалению, никто не может на них повлиять. Случиться может все, что угодно. Будьте готовы гибко реагировать на ситуацию и изменить планы в случае форс-мажора.
Советы по правильной декомпозиции целей
1
Тщательно прорабатывайте показатели, которых вы хотите достичь в каждом этапе. Помните про методику постановки целей S.M.A.R.T.
2
Если проект большой, распишите подробно только приоритетные задачи, а более далекие цели просто наметьте — так декомпозиция пройдет быстрее. По мере продвижения к результату вы сможете корректировать и дополнять задачи.
3
Не давайте волю прокрастинации — излишне подробная декомпозиция может отвлечь вас от основной цели. Примите, что идеального списка задач никогда не получится. Для выполнения достаточно просто хорошего.
4
Делайте на каждом этапе не более 9 шагов — слишком подробная декомпозиция отнимает время, и проект становится сложно охватить единым взором.
5
После составления списка задач обязательно проверьте его — нельзя ли что-то сократить, объединить, оптимизировать. Так вы и упростите список, и сделаете выполнение задач оптимальнее.
6
При необходимости пересматривайте конечный результат по итогам выполнения предыдущих этапов. Например, если на каком-то этапе вы потратили больше денег или времени, чем планировалось, то это отразится и на итоговом результате.
7
Не выставляйте сроки и бюджеты «впритык» — с большой вероятностью эти показатели изменятся в процессе выполнения задач. Нужно иметь хотя бы минимальный запас.
8
Используйте сервисы для составления интеллект-карт и графиков, назначайте ответственных в таск-менеджерах — используйте технологии для упрощения своей работы.
Частые ошибки декомпозиции, и как их избежать
Сложная структура декомпозированной цели
Если вы сделаете очень подробную декомпозицию или распишете сразу все задачи в крупном проекте, то рискуете запутаться в связях и взаимосвязях. Декомпозируя цель, следите, чтобы ее визуальное отображение было для вас понятным.
Отсутствие единой логики в формировании групп задач
Начальные группы задач нужно формировать по единому принципу. Нельзя смешать декомпозицию по жизненному циклу и по параллельным этапам, а затем добавить и по исполнителям. Вы можете разделить группы задач по любому принципу, но деление на каждом уровне должно подчиняться единой логике.
Отсутствие гибкости в выполнении задач
Декомпозицию нельзя сделать раз и навсегда — после выполнения каждого этапа нужно отслеживать показатели и корректировать ключевые метрики, убирать лишние задачи, добавлять новые. Это поможет всегда иметь перед глазами реалистичную картину вашей цели.
Отсутствие ответственного
Даже если все задачи делегированы разным исполнителям, все равно должен оставаться один ответственный, который будет контролировать их выполнение и конечный результат. Ответственный должен следить за сроками, уточнять дополнительную информацию и утверждать результаты этапов.
Игнорирование внешних обстоятельств
Изменения в законодательстве, пандемия, финансовый кризис — все это повлияет на ваши бизнес-процессы и личные цели. Не стоит придерживаться плана любой ценой — если вы будете иметь под рукой план Б, то сможете противостоять неблагоприятным факторам.
Декомпозиция слишком простой задачи
Не все задачи нужно подвергать декомпозиции — эта методика хороша для крупных, сложных проектов, с которыми трудно разобраться «за один присест». Если задача достаточно проста, то вы потратите больше времени на саму декомпозицию, чем на ее решение.
Если вы сделаете очень подробную декомпозицию или распишете сразу все задачи в крупном проекте, то рискуете запутаться в связях и взаимосвязях. Декомпозируя цель, следите, чтобы ее визуальное отображение было для вас понятным.
Отсутствие единой логики в формировании групп задач
Начальные группы задач нужно формировать по единому принципу. Нельзя смешать декомпозицию по жизненному циклу и по параллельным этапам, а затем добавить и по исполнителям. Вы можете разделить группы задач по любому принципу, но деление на каждом уровне должно подчиняться единой логике.
Отсутствие гибкости в выполнении задач
Декомпозицию нельзя сделать раз и навсегда — после выполнения каждого этапа нужно отслеживать показатели и корректировать ключевые метрики, убирать лишние задачи, добавлять новые. Это поможет всегда иметь перед глазами реалистичную картину вашей цели.
Отсутствие ответственного
Даже если все задачи делегированы разным исполнителям, все равно должен оставаться один ответственный, который будет контролировать их выполнение и конечный результат. Ответственный должен следить за сроками, уточнять дополнительную информацию и утверждать результаты этапов.
Игнорирование внешних обстоятельств
Изменения в законодательстве, пандемия, финансовый кризис — все это повлияет на ваши бизнес-процессы и личные цели. Не стоит придерживаться плана любой ценой — если вы будете иметь под рукой план Б, то сможете противостоять неблагоприятным факторам.
Декомпозиция слишком простой задачи
Не все задачи нужно подвергать декомпозиции — эта методика хороша для крупных, сложных проектов, с которыми трудно разобраться «за один присест». Если задача достаточно проста, то вы потратите больше времени на саму декомпозицию, чем на ее решение.
Конечно, не стоит рассматривать декомпозицию как единственный вариант решения задач. У нее тоже есть недостатки — например, сложно декомпозировать задачу при постоянно меняющихся условиях, а сам процесс может занять очень много времени и отложить старт проекта. Но для крупных и сложных задач, к которым трудно подступиться, декомпозиция подойдет идеально. Главное — правильно выбрать способ декомпозиции и придерживаться ее основных принципов.