Мы регулярно проводим ретроспективы с командами — разработчиков, дизайнеров, руководителей проектов. По итогам каждой накапливается пачка стикеров с предложениями — что можно улучшить в процессах.

Чтобы хранить предложения, в свое время решили завести пробковые доски: на каждую приклеивали по два ватмана А3, на каждом ватмане — по команде, у каждой команды — по четыре квадранта, в одном из квадрантов — пачка тех самых предложений. Если читали прошлые посты, то помните.

Выглядела такая доска примерно так:

Проблемы

Такой подход работал до поры, пока нас не стало по-настоящему много. Команды иногда переформировывались (например, под «опеку» разработчика мог прийти стажер). Иногда — передавались от одного менеджера другому. В результате стикеры с предложениями переносились с места на место, терялись, забывались и процесс выходил из-под контроля.

Добавляло проблем и то, что если раньше мы концентрировались только на ретроспективах для разработчиков, то теперь стали исправно проводить таковые для управленцев и дизайнеров.

Напрашивалось очевидное решение — агрегировать всё на одной доске и сделать ее более «настраиваемой». Типа того.

Решение

Дальше — дело техники. Выбираем удобное место для новой доски. Старую, покрытую наскальной живописью, будем демонтировать:

Снимаем все стикеры с досок, упорядочиваем, складываем в четыре стопки (они нам еще пригодятся). Одновременно находим доску поновее, старая отправится на свалку.

Примеряем новую доску, убираем с нее все лишнее, немного работаем отверткой и шуруповертом. База готова:

Теперь нужно сделать рабочую область. По эскизу начинаем воплощать доску в жизнь. Нам понадобится:

Во-первых, два листа ватмана, формата всё того же, А3.

Во-вторых, разметка: левую часть «экрана» отводим под те самые квадранты, правую — под команды.

Принцип такой: проводим ретроспективу с конкретной командой, наклеивая стикеры в левую часть, после ретро — переносим стикеры из квадранта «предложения» в ячейку соответствующей команды, в правую часть.

Итак, вот что получается. Розовые бумажки — для названий команд.

Отмечаем квадранты традиционными символами, значащими «что было хорошего», «что можно было сделать лучше», «идеи», «план».

Теперь детализируем команды. Печатаем два комплекта аватаров (один запасной), режем, пришпиливаем кнопками в разные ячейки.

Дополняем всё это дело запасом кнопок, остается вернуть стикеры-предложения в ячейки соответствующих команд:

В действии такая доска у нас уже месяц, поэтому дальше — немного впечатлений.

Эффект

Самое главное — стикеры перестали хаотично кочевать с одной доски на другую. Теперь всё «в пределах одного экрана» и контролировать процесс куда легче.

Наверное, второе по значимости: освободилась туева хуча бездарно занимаемого места. На картинке слева — доска для пары команд, справа — доска для всех команд сразу. Почувствуйте разницу, как говорится.

Ну и третье — состав команд стало легко менять: просто перенося портреты из ячейки в ячейку. Что есть хорошо.

P.S. Освободилось штук пять досок, нужно бы найти им применение ;)